Ein komplexer Prozess wird immer komplizierter Die Heizkostenabrechnung steht vor wachsenden Herausforderungen. Drei zentrale Faktoren treiben die Komplexität in die Höhe:
Fachkräftemangel: Es gibt kaum spezialisierte Ausbildungsgänge, und die Einarbeitung in bestehende Abrechnungssysteme dauert oft Monate.Steigende gesetzliche Anforderungen: Vergangene und künftige Novellierungen der Heizkostenverordnung (HKVO) sowie EU-Richtlinien erfordern neue und flexible Berechnungsmodelle.Multi-energetische Systeme: Wärmepumpen, Solarthermie und hybride Heizsysteme erzeugen nicht nur mehr Daten, sondern erschweren auch die Zuordnung der Kosten.Viele Unternehmen kämpfen damit, diese Herausforderungen zu bewältigen. Ohne moderne Lösungen drohen längere Abrechnungszeiten, steigende Fehlerquoten und unzufriedene Mieter.
Fachkräftemangel: Ein Engpass für die gesamte Branche Laut einer Studie des BDEW fehlen in Deutschland bereits heute Tausende Fachkräfte im Energiesektor (Quelle ) – Tendenz steigend. Deloitte prognostiziert, dass bis Mitte der 2030er Jahre (Quelle ) zwischen 1,5 und 5,5 Millionen Erwerbstätige auf dem deutschen Arbeitsmarkt fehlen werden, wobei die Energiewirtschaft besonders betroffen sein wird. Dies stellt auch die Heizkostenabrechnung vor große Herausforderungen.
Warum der Fachkräftemangel besonders die Abrechnung betrifft:
Keine standardisierte Ausbildung: Es gibt keine geregelte Qualifikation für Abrechnungsspezialisten. Viele Fachkräfte haben sich ihr Wissen über Jahre hinweg angeeignet – und nehmen es mit in den Ruhestand.Komplexe, veraltete Systeme: Bestehende Softwarelösungen sind oft über Jahrzehnte gewachsen, mit tief verschachtelten Funktionen und schwer verständlichen Nutzeroberflächen. Da Bestandssoftware keinen Fokus darauf legt, neue Nutzer möglichst effizient einzuarbeiten, dauert die Einarbeitung meist mindestens 6 Monate, um im Betrieb mitzuarbeiten und effektiv Abrechnungen zu erstellen.Manuelle Prozesse führen zu Fehlern: In vielen Unternehmen müssen Abrechnungsspezialisten individuelle Lösungen für komplexe Situationen finden – beispielsweise wenn Messgeräte fehlen oder defekt sind. Erfahrene Experten können solche Herausforderungen lösen, doch dieses Wissen ist schwer dokumentierbar und führt zu vermeidbaren Fehlern.Hohe Abhängigkeit von wenigen Experten: Durch den Fachkräftemangel entsteht eine extreme Abhängigkeit von langjährigen Mitarbeitern. Ohne sie können Prozesse ins Stocken geraten oder sogar fehlerhafte Abrechnungen entstehen.Fachkräftemangel in der Energiewirtschaft
Regulatorische Anforderungen: Der wachsende Druck durch neue Gesetze Die rechtlichen Vorgaben für die Heizkostenabrechnung werden immer strenger. In den letzten Jahren sind kontinuierlich neue regulatorische Anforderungen hinzugekommen – und diese Entwicklung setzt sich weiter fort. Unternehmen in der Abrechnungsbranche müssen sicherstellen, dass sie alle gesetzlichen Anforderungen rechtzeitig und vollständig umsetzen. Beispiele dafür sind:
Novellierung der Heizkostenverordnung (2021, 2024): Seit 2024 müssen erstmals auch Wärmepumpen verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Das bedeutet, dass Abrechnungssysteme die Flexibilität aufweisen müssen Wärmepumpen in die Heizkostenverteilung zu integrieren. Das Resultat ist eine erhöhte Komplexität der Heizkostenabrechnung, insbesondere bei hybriden Heizsystemen mit erneuerbaren Anteilen. Bereits 2021 wurde in der HKVO festgelegt, dass bis Ende 2026 alle Gebäude mit funkbasierten Messgeräten ausgestattet sein müssen, um eine automatische Erfassung und digitale Bereitstellung von Verbrauchsdaten zu ermöglichen. Allerdings wurde laut Branchenschätzungen (Deumess Kongress 2024) bis Mitte 2024 erst etwa die Hälfte der Gebäude entsprechend ausgerüstet.EU-Energieeffizienzrichtlinie (2021, 2023, 2025): Diese Richtlinie stellt auf EU-Ebene die Grundlage für die unterjährige Verbrauchsinformation (uVI) für Mieter. Die wiederholten Novellierungen zeigen, dass die Bedeutung von Energieeffizienz weiter zunimmt und zunehmen wird.CO₂-Bepreisung durch das Brennstoffemissionshandelsgesetz (BEHG, 2023): Die kontinuierliche Erhöhung des CO₂-Preises verteuert fossile Brennstoffe erheblich. 2025 wird die aktuell höchste Stufe erreicht. Diese Entwicklung sorgt für steigende Nebenkosten und erhöht die Nachfrage nach transparenter Abrechnung und energieeffizienten Alternativen.EU Data Act (2023): Der EU Data Act soll den Zugang zu und die Nutzung von Daten regulieren. Der Einfluss auf die Heizkostenabrechnung bleibt abzuwarten, besonders in der Verbrauchsdatendarstellung könnten neue Anforderungen an Transparenz und Standardisierung entstehen, konkrete gesetzliche Anpassungen sind jedoch noch nicht absehbar.Neue Anforderungen durch gesetzliche Änderungen haben seit 2000 stetig zugenommen – insbesondere seit 2020 deutlich verstärkt.
Entwicklung der regulatorischen Anforderungen 2000-2025
Komplexe Energieflüsse: Warum alte Systeme nicht mehr ausreichen Moderne Gebäude nutzen immer häufiger verschiedene Energiequellen:
Solarthermie kombiniert mit Fernwärme Wärmepumpen plus Spitzenlast-Gaskessel Blockheizkraftwerke mit Eigenstromnutzung Diese multi-energetischen Systeme stellen neue Anforderungen an die Abrechnung. Während frühere Abrechnungsschemata einfach und linear waren, müssen heute zunehmend Energieflüsse aufgezeichnet werden, um das Messkonzept der Liegenschaft zu verstehen, bevor tatsächlich die Kostenverteilung im Gebäude daraus abgeleitet werden kann. Dies bedeutet zusätzlichen Aufwand, erfordert spezifisches Fachwissen und setzt ein flexibles Softwaresystem voraus, das diese Anforderungen abbilden kann.
🔎 Beispiel Ein Mehrfamilienhaus mit Wärmepumpe, Solarthermie und Gas-Spitzenkessel
Sommer: 80% des Warmwassers durch Solarenergie Winter: Wärmepumpe + Netzstrom + Spitzenlast durch Gas Wo früher mit einer zentralen Heizungsanlage Wärme erzeugt wurde, kommen heute oft drei oder mehr Wärmeerzeuger in einem hybriden System zum Einsatz. Dies stellt neue Anforderungen an Abrechnungssysteme. Während traditionell nur kostenbehaftete Brennstoffe berücksichtigt werden, müssen moderne Systeme auch kostenfreie, aber mengenabhängige Erzeuger wie Solarthermie korrekt abbilden.
Energieflüsse in einem hybriden Heizsystem
Fazit: Die Branche braucht neue Wege – jetzt! Die Heizkostenabrechnung ist nicht mehr das, was sie vor 20 Jahren war. Wer sich weiterhin auf manuelle Prozesse, veraltete Systeme und starre Abrechnungsmodelle verlässt, riskiert fehlerhafte Abrechnungen sowie ineffiziente Prozesse.
Die Zukunft der Heizkostenabrechnung ist automatisiert, transparent und anpassungsfähig.
