Unterjährige Verbrauchsinformationen: Die automatisierte Lösung zum HKVO-konformen Druck- & Digital-Versand
Monatliche Verbrauchsinformationen gemäß HKVO: Wir zeigen Ihnen die automatisierte Lösungen für Verwalter und Vermieter.
Seit dem 01.12.2021 ist die novellierte Heizkostenverordnung in Deutschland Gesetz. Damit erhalten unterjährige Verbrauchsinformationen Einzug in das Abrechnungswesen von Energieverbräuchen in Immobilien.
Im Detail bedeutet dies: Verwaltungen und Vermieter müssen Mietern in Nutzeinheiten mit fernauslesbarer Messtechnik proaktiv monatliche Abrechnungen über den Verbrauch von Wärme und Wasser zur Verfügung stellen. Das birgt zwei große Herausforderungen: Die Bereitstellung der nach HKVO geforderten Daten und die Mitteilung bzw. der Versand der aufbereiteten Daten an jeden Nutzer.
Bis zu 6% Kürzungsrecht des Mieters - Übersenden auf Nachfrage nicht ausreichend
Die Definition der unterjährigen Verbrauchsinformationen in der Heizkostenverordnung wurde bis zur finalen Veröffentlichung mehrmals erweitert und optimiert. Dies hat zu viel Verwirrung und Verbreitung von Halbwahrheiten geführt. Fakt ist: Ab dem 01.01.2022 müssen Verwalter und Vermieter an alle Nutzer mit funkauslesbaren Geräten eine monatliche Verbrauchsmitteilung (d.h. per Post, E-mail, SMS, Push-Notification etc.) bereitstellen. Ein Übersenden auf Nachfrage des Nutzers hin reicht hier nicht aus.
Der monatliche proaktive Multikanal-Versand stellt viele Verwaltungen und Vermieter vor große organisatorische Herausforderungen, die kurzfristig mit eigenen Kapazitäten nur schwer zu meistern sind. Das Kritische: Kommen Verwalter und Vermieter der monatlichen Bereitstellung von Verbrauchsinformationen nicht fristgerecht nach, können Mieter Kostenkürzungen von bis zu 6% geltend machen. Hierbei wurden in der HKVO für die Mitteilungspflicht als auch die Datenvollständigkeit jeweils 3% Kürzungsrecht vorgesehen.
INFO: Die ersten unterjährigen Verbrauchsinformationen werden für den Monat Januar 2022 fällig. Bei Missachtung der HKVO-konformen Bereitstellung der Verbrauchsinformation können hier bereits die ersten Kostenkürzung seitens betroffener Mieter auf Vermieter und Verwalter zukommen.
Die Lösung: Automatisierter Druck-&Digital-Versand durch digitale Submetering-Unternehmen
Eine weitere Herausforderung ist die Vollständigkeit der Mieterdaten. Viele Verwalter haben oftmals nicht von allen Nutzern digitale Kontaktdaten wie E-Mail-Adressen oder Handynummern. Dadurch hat auch der postalische Versand weiterhin eine relevante Bedeutung.
Die schnellste und einfachste Lösung ist hierbei das Outsourcing der monatlichen Mieterkommunikation an innovative und digitale Submetering-Unternehmen/ Messdienstleister. COMGY bietet eine vollautomatisierte HKVO-konforme All-in-One-EED/uVI-Lösung zur Auslesung von Messdaten inklusive anschließendem Druck-& Digital-Versand der monatlichen Verbrauchsinformationen über alle relevanten Kanäle. Der Fokus liegt hierbei auf Automatisierung. COMGY stellt ein Portal zur Verfügung, welches den gesamten Mieterbestand auflistet und diesen mit der jeweiligen Art des Versands der monatlichen Verbrauchsinformationen verknüpft. Das ermöglicht den monatlichen automatisierten Versand per Email, SMS, Post oder Pushverfahren per App.
Der Vorteil für Verwalter und Vermieter: Sie müssen dem Submetering-Dienstleister lediglich die aktuellen Mieterdaten zur Verfügung stellen. COMGY kümmert sich anschließend um die vollumfängliche Mieterkommunikation – von der Erfassung der Nutzerdaten inklusive Bestimmung des bevorzugten Versandmediums bis zum fristgerechten monatlichen HKVO-konformen Versand der unterjährigen Verbrauchsinformationen.
Einfache und HKVO-konforme Mieterwechsel
Auf Wunsch übernimmt COMGY zudem die Implementierung von fristgerechten unterjährigen Mieterwechseln. So können Verwaltungen und Vermieter gewährleisten, dass unterjährige Verbrauchsinformationen tagesgenau erfasst und im Nachgang HKVO-konform an ehemalige und neue Mieter versendet werden. Hierbei wird der Fokus seitens COMGY auf vollumfänglichen Datenschutz gelegt. Essentiell dabei ist, dass die Datenhoheit in Gänze beim Eigentümer und nicht beim Dienstleister liegt.
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