Die Herausforderungen moderner Heiz- und Nebenkostenabrechnungen

Seit die Heizkostenverordnung 2021 novelliert wurde, ist klar: Bei der Neuinstallation von Messgeräten zur Verbrauchserfassung dürfen nur noch fernauslesbare Zähler verbaut werden. Bis 2026 müssen gar alle Zähler, ob Strom, Wasser oder Gas, fernauslesbar sein. Damit soll der Mieter die Möglichkeit einer unterjährigen Verbrauchsinformation (uVI) bekommen. Für die Ablese- und Immobilienunternehmen ist das erst einmal ein erheblicher Installationsaufwand, sowohl auf kapazitiver als auch finanzieller Ebene – aber er lohnt sich.

‍

Denn täglich gehen Tausende Menschen in deutschen Immobilien ein und aus, um Zählerstände zu ermitteln, Rauchmelder zu kontrollieren und alles hinterher händisch oder am Computer zu protokollieren. Alles mit dem Ziel, einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung an die vielen Mieter der Gewerbe- und Wohnimmobilien zu stellen. Dabei wird ein und dasselbe Objekt dann auch noch mehrmals besucht, weil vielleicht nicht alle Zähler oder Wohnungen zugänglich waren oder einige Zähler gar nicht funktionierten. Dieser logistische Wahnsinn gipfelt dann in einer Abrechnung, die meist auch noch fehlerhaft ist. Zwar verfügen schon viele Liegenschaften über eine Funkinfrastruktur, diese muss aber auch gewartet und entsprechend aufgesetzt sein, damit die Daten aller Zähler in der notwendigen Granularität vorliegen. Auch sollten Zählerwerte immer plausibilisiert werden – notfalls müssen automatisch erstellte Ersatzwerte vorliegen, um die Fehleranfälligkeit der Abrechnungen zu senken. Und das ist notwendig.

‍

Eine Umfrage aus dem Jahr 2019 kam zu dem Ergebnis, dass schwindelerregende 88 Prozent der Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft sind. Die Verbraucherzentrale gab 2018 zumindest zu Protokoll, dass von den 18 Millionen Heizkostenabrechnungen in Deutschland nur 31 Prozent keine erkennbaren Fehler aufweisen. 37 Prozent sind klar fehlerhaft und 32 Prozent sind zumindest so uneindeutig, dass zusätzlicher Klärungsbedarf besteht. Die manuelle Abrechnung ist also nicht nur ineffizient und teuer, sie ist auch fehleranfällig – und nicht nur das, sie ist auch oft nicht rechtssicher.

‍

Denn: Seit dem 1. Januar 2022 haben Mieter das Recht auf eine unterjährige Verbrauchsinformation (uVI). Vermieter müssen die Verbräuche auf Monatsbasis ausweisen und damit auch erheben können. Viele Immobilienunternehmen können dieses Recht heute immer noch nicht umsetzen. Oft erfolgt die Übermittlung der Verbräuche in Briefform und jährlich. Eigentümer setzen sich damit einem Kürzungsrisiko durch die Mieter aus. Laut §12 der Heizkostenverordnung (HKVO) können die jährlichen Abrechnungskosten um 3,0 Prozent gekürzt werden, sofern die Anforderungen bezüglich monatlicher Verbrauchsinformation nach §6a HKVO nicht vollständig erfüllt werden. Außerdem verkennen viele Eigentümer, dass eine monatliche Verbrauchsinformation ein erster und wichtiger Schritt hin zu energetischen Optimierung des Bestands ist. Nur wenn die Verbrauchsdaten für alle Jahreszeiten und Verbrauchsszenarien vorliegen, können die größten Optimierungspotenziale erkannt und gehoben werden.

Zunehmende Komplexität der Abrechnungen

Gleichzeitig wird die Abrechnung selbst immer komplexer. Das Aufkommen multi-energetischer Gebäudetechnik wird für die Ablesedienstleister und Abrechnungsspezialisten zur Herausforderung. Kombinationen von Gastherme, Warmwasser und Wärmepumpe beispielsweise setzen komplexe Rechenmodelle für eine korrekte Abrechnung voraus. Die Fehleranfälligkeit analoger Prozesse ist in diesem Fall extrem hoch und die Dauer des Vorgangs langwierig. In Zeiten des Fachkräftemangels wird die Zeit qualifizierter Mitarbeiter so immer mehr strapaziert. Zu einem Großteil mit der Behebung von Abrechnungsfehlern und dem generellen Support der Rückfragen der Mieter.

‍

Diese Problemlage hat Comgy als vormaliger Messdienstleister am eigenen Leib erfahren. Lukas Krauter, Co-Founder und CPO von Comgy: „Das hat uns dazu bewegt, die Nebenkostenabrechnungen nicht nur mit unserer Software zur Auswertung und Visualisierung von Energieflüssen sowie den verbauten Zählern zu verknüpfen, sondern den gesamten Prozess zu automatisieren. Mit dem Roll-out unserer Lösung konnten wir nicht nur Immobilieneigentümer, sondern auch immer mehr Ablese- und Abrechnerunternehmen für unsere Lösung begeistern. Mit unserem Feature der vollautomatisierten Heizkostenabrechnung, dem Tenant Energy Billing, bekommen Kunden eine automatisierte Heizkostenabrechnung, die auch bei Mieterwechseln im laufenden Jahr angewendet werden kann. Sie können darüber hinaus dem rechtlichen Anspruch der uVI nachkommen und die Informationen ihren Mietern zur Verfügung stellen. Mit einer Visualisierung der Energie- und Kostenflüsse lassen sich Abrechnungen zudem weiter präzisieren und deutlich transparenter gestalten. Die Nebenkostenabrechnung wird damit endlich ins 21. Jahrhundert gebracht.“

‍

Auch den zunehmenden Fachkräftemangel können wir durch unser Tool adressieren. Denn längst ist auch die Branche der Ablese- und Abrechnerdienstleister vom Arbeitskräftemangel betroffen. Der Schulungsbedarf im Umgang mit immer komplexeren Abrechnungsmechanismen und Abrechnungstools hat stark zugenommen. Daher arbeiten wir schon von Anfang an mit Spezialisten aus den Bereichen Nebenkostenabrechnung an der User-Experience unseres Features. So konnten wir in Kombination mit der Automation wesentlicher Arbeitsschritte und den Schulungsbedarf erheblich senken. Das macht es in vielen Bereichen möglich, mit fachfremdem Personal zu arbeiten. Innerhalb von wenigen Wochen können auch Quereinsteiger aus dem Ausland mit unserer Software effizient und fehlerfrei Abrechnungen erstellen. Das senkt den Arbeitsaufwand herkömmlicher und hochkomplexer Abrechnungsvorgänge mit multi-energetischen Anlagen erheblich und führt zu einer schnelleren, transparenteren und fehlerärmeren Heizkostenabrechnung.

‍

Qualitätskontrolle: Prüfung und Lösung noch bestehender Fehlermeldungen

Durch eine automatisierte Qualitätskontrolle in unserem Abrechnungstool erkennt unsere Software automatisch unvollständige Angaben und unplausible Messwerte. Der Nutzer kann in der Folge im Fehlerprotokoll alle Ergebnisse und Fehlermeldungen einsehen, bearbeiten und beheben. Auch unvollständige Messwerte können durch integrierte und allgemein anerkannte Methoden zur Ersatzwertbildung ersetzt werden.

Dank des hohen Automatisierungsgrads und der integrierten Qualitätskontrolle können wir Abrechnungen innerhalb weniger Minuten erstellen und obendrein Fehlangaben innerhalb weniger Minuten identifizieren und korrigieren. Dadurch können wir die Anzahl fehlerhafter Heizkostenabrechnungen signifikant senken.

‍

Bereit für die Herausforderungen der Zukunft

Mit unserer Abrechnungslösung Tenant Energy Billing sind Sie bestens gerüstet, um die Herausforderungen komplexer multi-energetischer Gebäude zu bewältigen. Die automatische Qualitätskontrolle und die benutzerfreundliche Oberfläche ermöglichen eine effiziente und genaue Abrechnung. Wiederkehrende Aufgaben, zum Beispiel die Erstellung von Ersatzwerten, die ansonsten ca. drei Stunden in Anspruch nimmt, werden automatisiert. Mithilfe der grafischen Darstellung der Kostenverteilung lassen sich die Daten konfigurieren und Kosten direkt auf die Mieter umlegen. Egal, ob Sie ein Experte oder Quereinsteiger sind, Tenant Energy Billing wird Ihnen dabei helfen, den Abrechnungsprozess drastisch zu optimieren und Heiz- und Nebenkostenabrechnungen in die Zukunft zu führen. Starten Sie noch heute und erleben Sie die Vorteile dieser innovativen Lösung.

‍

Buchen Sie direkt ihre Demo für Tenant Energy Billing.

‍